Bien qu’il soit tout à fait possible de gérer en interne les appels entrants, dans certaines situations, l’externalisation du secrétariat téléphonique est une option judicieuse. Mais qu’entend-on vraiment par secrétariat téléphonique à distance ou permanence téléphonique et quels sont ses réels bénéfices pour une entreprise ?

Le secrétariat téléphonique, c’est quoi exactement ?

Le secrétariat téléphonique figure parmi les nombreuses prestations incluses dans le télésecrétariat. Il s’agit de la gestion des appels entrants d’une entreprise sur une plage horaire prédéfinie. Vous pouvez y recourir en permanence ou quand vous ne pouvez pas assurer la réception de vos appels, ce qui permet à vos clients de toujours joindre votre entreprise à tout moment et d’éventuellement vous transmettre certains appels.

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Les avantages de la permanence téléphonique

Disposer de plus de temps et d’espace

En déléguant la réception des appels à une permanence téléphonique à MADAGASCAR, vos collaborateurs sont plus disponibles et vous leur permettez de mieux se concentrer sur leurs tâches principales sans que les sonneries du téléphone les interrompent dans leur travail. Opter pour l’externalisation du secrétariat téléphonique permet également de gagner de l’espace. L’installation d’un ou de plusieurs standardistes demande des bureaux assez spacieux pour accueillir le mobilier et tout le matériel nécessaire. En sous-traitant l’accueil téléphonique, vous disposez d’espace de travail supplémentaire, mais vous pouvez aussi opter pour des bureaux moins grands et ainsi faire des économies.

Faire des économies

La gestion en interne du standard téléphonique implique de nombreux frais notamment les charges salariales et sociales, la formation du personnel, l’achat du matériel, l’abonnement téléphonique et éventuellement le loyer de locaux plus adaptés. L’externalisation de l’accueil téléphonique permet de réaliser des économies importantes de plus de 50 %. Vous ne payez en effet que les services du prestataire. Il dispose déjà des ressources suffisantes, aussi bien humaines que matérielles, pour le traitement des appels.

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Valoriser l’image de l’entreprise

L’accueil téléphonique est dans de nombreux cas le premier contact des clients avec votre entreprise. Vous vous devez de le soigner pour offrir une bonne image de votre société. Les opérateurs sont réactifs et garantissent un accueil de qualité et personnalisé. Les appels sans réponses sont évités et la durée d’attente réduite. En optant pour une permanence téléphonique, vous vous assurez d’être toujours joignable à n’importe quel moment de la journée et même en dehors des heures de bureau. Suivant vos besoins, le service peut rester opérationnel 24 h sur 24 et 7 jours sur 7.

Bénéficier d’une prestation modulable et de qualité

Les call-centers adaptent leurs services aux besoins des entreprises, que ce soit en matière de durée ou de prestations. Il est en effet possible d’assurer l’accueil téléphonique que de manière ponctuelle, quelques heures par jour, ou de manière permanente. En plus de la réception d’appel, selon les consignes préétablies, vous pouvez accéder à différentes fonctionnalités comme la synchronisation de l’agenda et de la messagerie. Les prestataires garantissent par ailleurs un accueil de qualité en assignant à la réception des appels des opérateurs téléphoniques qualifiés. Ils sont formés avant de prendre leur poste et sont également tenus au secret professionnel. Les centres d’appels sont équipés par ailleurs d’un matériel performant pour assurer des échanges téléphoniques parfaitement clairs, mais aussi pour le traitement d’un grand volume d’appels entrants.