Trouver le bon prestataire pour l’externalisation de la saisie de vos données

La création d’une base de données est cruciale pour toute entreprise qui souhaite avoir des informations précises sur ses performances. L’externalisation de la saisie de vos données apparaît donc comme une évidence lorsque vous voulez faire un compromis entre productivité et bonne tenue des données professionnelles. Consultez de temps en temps les 5 critères suivants afin de trouver un sous-traitant capable de satisfaire vos besoins en termes de saisie.

1. La localisation géographique

Une chose à laquelle vous devez vous attendre est que votre sous-traitant se trouve dans un pays étranger. Sachez que la localisation de ce dernier a une influence sur vos conditions de collaboration. Ainsi, faire confiance à une équipe professionnelle s’occupant de la saisie à Madagascar prend du sens. En effet, vous aurez accès à un service à la hauteur de vos exigences, et ce, à un coût compétitif.

La proximité géographique de votre collaborateur est également à prendre pour une raison bien précise : travailler avec un partenaire proche de vous diminue le décalage horaire. Par conséquent, vous serez mieux coordonnés au niveau de l’exécution des tâches. Vous parviendrez alors à réaliser un gain de temps notable et vous rapprocherez plus rapidement de vos objectifs à court et long terme.

2. La flexibilité du prestataire

En fonction de votre secteur d’activité et de l’évolution de l’entreprise, vos besoins en traitement de données pourraient significativement changer. Il est donc primordial de se faire épauler par un partenaire qui peut prendre en charge plusieurs aspects du traitement de données :

des textes de n’importe quel format, des informations comptables (factures d’achat, notes de frais…), la collecte des contacts professionnels, des documents d’industries bien spécifiques, des fiches produits, des actes d’états civils.

Dans le cadre de certains projets ou collaborations, il se peut que vous soyez amenés à créer des documents qui emploient une autre langue à part le français. Une nouvelle fois, vous devez compter sur les compétences linguistiques de votre sous-traitant pour qu’il s’occupe des données en anglais, espagnol, voire allemand.

3. Les compétences acquises par le prestataire offshore

Avant même d’accepter de travailler avec un prestataire en traitement de données, vous devez évaluer le savoir-faire de ce dernier afin d’assurer le bon cheminement des activités. Si la saisie des données peut sembler être anodine aux premiers abords, vous réaliserez rapidement qu’il s’agit d’une tâche chronophage qui nécessite une maîtrise des outils informatiques ainsi que de la dactylographie.

Il est donc primordial que votre futur collaborateur dispose de plusieurs années d’expertise afin de fournir un travail de précision à la hauteur de vos exigences. Plus il a de l’expérience dans la saisie de données, plus il saura faire face à toute forme de problématiques et il proposera des alternatives adéquates afin que votre société reste compétitive.

Les techniques de recrutement de l’entreprise externe constituent des pistes importantes pour déterminer son niveau de qualification. Une autre façon de l’évaluer est de tout simplement lui soumettre un test et décider en fonction des résultats obtenus.

4. Les outils en possession du sous-traitant

Si des compétences clés comme une prise de notes rapide sont bien attendues de votre prestataire offshore, ce dernier doit impérativement disposer du matériel adéquat pour mener à bien ses opérations de saisie. Concrètement, l’équipe en charge du traitement de vos données doit posséder : des logiciels, des matériaux informatiques et des interfaces.

Comprenez que l’absence de ces outils ou le malfonctionnement de ces derniers peut avoir un impact négatif sur le rythme de travail et sur la qualité des services. Pour éviter que cela se produise, n’hésitez pas à demander un inventaire du matériel utilisé par votre futur associé.

5. Le coût de la prestation

Vous vous en doutez bien, les frais de services offshore diffèrent d’un collaborateur potentiel à un autre. Dans une optique d’attirer plus de clients, de plus en plus de prestataires proposent des tarifs très abordables. Il est bien vrai qu’un coût minimal pour sous-traiter la gestion de vos informations professionnelles allègera les dépenses de votre entreprise.

Toutefois, notez qu’un tarif anormalement faible cache quelquefois une qualité de prestations peu satisfaisante. Même s’il est tout à fait possible de trouver un sous-traitant qui offre des services à un coût alléchant, ayez tout de même la puce à l’oreille.

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Written by Nath

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