La numérisation des données des entreprises s’avère être incontournable à l’ère du digital. Cette opération est essentielle pour pouvoir accéder aux documents et informations relatives à leur activité en temps réel. Il est en effet nécessaire de les rassembler et de les organiser dans des fichiers, des logiciels ou dans des bases de données. Externaliser la saisie de données reste un moyen accessible pour la numérisation des données.
Comment procéder à la numérisation des documents ?
Comme affirmée précédemment, la numérisation procure de nombreux avantages pour une entreprise. Elle permet une entière automatisation des différentes tâches. Le gain de temps est au rendez-vous. Elle évite également les erreurs. La saisie de données est l’action indispensable pour la numérisation de données. Elle est réalisée par l’opérateur de saisie. S’il est salarié, il intègre les informations dans les bases de données de son employeur. S’il s’agit d’un prestataire proposant un service de saisie de données, l’opérateur stockera les données dans les bases de données de son client.
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Parmi les documents à traiter, on distingue les factures, les contrats, les bons de commande, les bons de livraison, les pièces d’identité… Ces derniers peuvent être des documents en format papier. Les documents numérisés peuvent aussi être des fichiers JPEG, DOC, PDF, PNG… L’opérateur de saisie peut être amené à les scanner pour les numériser. Sinon, il est possible de les convertir à partir de logiciels pour pouvoir les éditer en cas d’incohérences ou d’erreurs.
La réussite de cette tâche est au rendez-vous grâce aux compétences élargies des opérateurs de saisie. Généralement, ils maîtrisent divers outils comme le scanner pour la numérisation d’un important volume de documents. Dans la réalisation de leurs missions, ils doivent également maîtriser les techniques d’archivage et de classement, les logiciels de traitement de texte et les tableurs, les logiciels de transcription, la rédaction de rapports et de comptes-rendus, les techniques de prise de notes, le respect du cahier des charges…
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L’externalisation de la saisie des données : une solution avantageuse
Souvent, procéder à la saisie des données en interne peut être compliqué pour certaines entreprises. Par manque de ressources humaines et financières, elles se tournent souvent vers l’externalisation de cette tâche. Il existe actuellement des agences spécialisées dans le domaine. Elles emploient souvent une équipe d’opérateurs de saisie expérimentés. Ce qui leur permet d’entreprendre des prestations de qualité et de respecter les délais. Elles sont en mesure de traiter un grand volume de données au quotidien.
En plus de la qualité du travail réalisée, les donneurs d’ordres pourront moduler leurs besoins. Ils peuvent aussi se concentrer davantage sur les missions à plus de valeur ajoutée. En même temps, cette solution permet également de réduire les dépenses. La sous-traitance est souvent une source d’économies importantes. Les entreprises qui font appel à un prestataire n’ont plus à investir dans le recrutement d’un personnel supplémentaire, les charges salariales et sociales, l’achat de nouveaux matériels… En plus de cela, les coûts des prestations sont souvent réduits. Les tarifs se font en fonction du volume de documents à numériser.
Comment trouver des opérateurs de saisie fiables ?
Externaliser l’opération de saisie de données de sa structure demande une collaboration étroite avec des opérateurs de saisie fiables. Pour trouver les meilleurs éléments, il est indispensable de se tourner vers les agences spécialisées dans le domaine. Elles sont l’assurance d’un travail de qualité. Elles mettent au service des donneurs d’ordres des opérateurs de saisie bien formés et expérimentés.
Pour y arriver, il faut faire le tour des offres sur internet. Il vaut mieux demander au préalable des devis pour pouvoir les comparer. En même temps, il faut directement poser toutes les questions adaptées afin de découvrir le sérieux du prestataire. Il est aussi possible de visiter le site de l’agence pour voir les avis de leurs précédents clients.
